Cada vez que una empresa española entra en un mercado nuevo, tropieza con el mismo problema: tiene el contenido listo, pero no sabe en qué formato entregarlo para que el proceso de traducción sea ágil, preciso y sin sorpresas.
No todos los archivos se traducen igual. Un .docx de Word se gestiona en minutos con una herramienta TAO. Un PDF escaneado puede requerir reconocimiento óptico de caracteres antes de empezar. Un archivo .xliff exportado desde una app móvil permite automatizar buena parte del flujo. La diferencia entre elegir bien o mal el formato puede costarte días de trabajo y dinero.
En BeTranslated trabajamos a diario con todo tipo de documentos: desde contratos en Word hasta aplicaciones desarrolladas con Flutter, pasando por webs en WordPress, catálogos diseñados en Adobe InDesign y vídeos corporativos en MP4. Conocemos las particularidades de cada formato y sabemos cuál es la mejor ruta para traducirlo sin perder diseño, estructura ni coherencia terminológica.
Aquí tienes una guía actualizada para 2026 con los formatos más habituales, sus extensiones y lo que necesitas saber antes de enviar tus archivos a traducir.
Documentos de texto: del .txt al ecosistema Microsoft 365
Los archivos de texto plano con extensión .txt son el punto de partida más básico. No tienen formato, se abren con cualquier editor (Notepad++ en Windows, TextEdit en Mac, nano en Linux) y son compatibles con todos los sistemas. Son útiles para cadenas de texto en software o para contenido muy estandarizado, pero rara vez se usan para documentos corporativos.
Lo habitual en empresas es trabajar con el ecosistema Microsoft 365 (antes Office) o con sus alternativas de código abierto. Cada programa genera una extensión distinta y cada una tiene sus propias particularidades en la traducción.
Programas y extensiones
| Programa | Extensión | Notas para la traducción |
|---|---|---|
| Microsoft Word (Microsoft 365) | .docx | El formato más habitual en proyectos de traducción corporativa. Las herramientas TAO como SDL Trados Studio o memoQ lo procesan de forma nativa. Hay que revisar imágenes con texto incrustado, tablas de contenido y referencias cruzadas, que no se traducen automáticamente. |
| Microsoft PowerPoint (Microsoft 365) | .pptx | La traducción de presentaciones requiere atención especial al espacio: los textos en alemán o francés suelen ser un 20-30% más largos que en español, lo que puede romper el diseño original. Se recomienda revisar el maquetado final con un servicio de maquetación multilingüe. |
| Microsoft Excel (Microsoft 365) | .xlsx | En hojas de cálculo hay que preservar fórmulas, formatos de celda y codificación de caracteres. Los textos traducibles suelen estar en celdas concretas; un traductor sin experiencia en Excel puede romper referencias sin darse cuenta. |
| Pages (Apple) | .pages | Menos habitual en entornos corporativos, pero frecuente en equipos creativos que trabajan en el ecosistema Apple. Conviene exportar a .docx antes de enviar a traducir si el equipo no trabaja con Mac. |
| LibreOffice Writer | .odt | Formato de código abierto compatible con la mayoría de herramientas TAO. Habitual en administraciones públicas y en proyectos de software libre. |
| Google Docs (Google Workspace) | .docx (exportación) | Google Docs no tiene un formato propietario nativo para traducción: se exporta a .docx. La función de traducción automática integrada de Google Workspace es útil para borradores, pero no reemplaza la revisión profesional. |
PDF numérico y PDF escaneado: dos casos muy distintos
El PDF (Portable Document Format, desarrollado por Adobe) es el formato más extendido para compartir documentos, pero también uno de los que más confusión genera a la hora de traducir. Hay que distinguir dos tipos.
El PDF numérico se genera directamente desde un procesador de texto o un programa de diseño. Contiene texto seleccionable, lo que permite que las herramientas TAO lo procesen con relativa facilidad. Adobe Acrobat y ABBYY FineReader son los programas de referencia para editar y preparar este tipo de archivos antes de la traducción.
El PDF escaneado es una imagen de un documento en papel. No contiene texto seleccionable: el escáner ha capturado el documento como fotografía. Para traducirlo, primero hay que aplicar OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para extraer el texto. ABBYY FineReader y Adobe Acrobat Pro son las herramientas estándar del sector para este proceso. El resultado del OCR nunca es perfecto al cien por cien, por lo que siempre requiere revisión humana antes de pasar a traducción.
Si puedes elegir, envía siempre el archivo fuente (el Word, el InDesign, el Excel) en lugar del PDF. Te ahorrará tiempo y el resultado será más fiel al original.
Archivos TAO: XLIFF, XLF, TMX y TS
Las herramientas de Traducción Asistida por Ordenador (TAO) trabajan con formatos propios que permiten almacenar y reutilizar traducciones de forma estructurada. Si tu empresa gestiona volúmenes altos de contenido en varios idiomas, conocer estos formatos te permitirá optimizar costes y plazos.
Formatos y herramientas TAO
| Formato | Extensión | Descripción |
|---|---|---|
| XLIFF (XML Localization Interchange File Format) | .xliff | Estándar del sector para la localización de software y webs. Compatible con SDL Trados Studio, memoQ, OmegaT, Phrase (antes Memsource) y editores XML. Permite intercambiar datos de traducción entre plataformas distintas sin pérdida de información. |
| XLF | .xlf | Variante del formato XLIFF con la misma compatibilidad. Se usa indistintamente en muchos flujos de localización de software y plataformas SaaS. |
| TS (Translation Source) | .ts | Formato XML propio de Qt Linguist, el entorno de localización del framework Qt. Habitual en aplicaciones de escritorio y sistemas embebidos desarrollados con C++. |
| TMX (Translation Memory eXchange) | .tmx | Formato estándar para exportar e importar memorias de traducción entre herramientas TAO distintas: SDL Trados Studio, memoQ, OmegaT, Wordfast. Si ya tienes traducciones previas almacenadas, un archivo .tmx permite reutilizarlas y reducir costes en proyectos futuros. |
Una memoria de traducción bien mantenida en formato TMX puede reducir de forma considerable el coste de proyectos recurrentes. Si tu empresa traduce el mismo tipo de documentos de forma habitual (informes, contratos, fichas técnicas), merece la pena pedirle a tu agencia que gestione y actualice una memoria de traducción para tu cuenta.
Subtitulación y contenido multimedia: MP3, MP4 y SRT
Los vídeos corporativos, los webinars y los cursos de formación online son hoy parte del contenido que más demanda de traducción genera. En 2026, con la expansión del contenido audiovisual en plataformas como YouTube, Vimeo o los LMS (Learning Management Systems) corporativos, la subtitulación y traducción multimedia se ha convertido en un servicio habitual para empresas que operan en varios idiomas.
El flujo de trabajo habitual es: el archivo de audio o vídeo (MP3, MP4, MOV) se transcribe primero, luego se traduce el texto y finalmente se sincronizan los subtítulos con el vídeo original mediante un software de subtitulación. El resultado se exporta en formato SRT (SubRip Text), el más compatible con reproductores y plataformas de vídeo, aunque también existen otros formatos como VTT (WebVTT, estándar para webs HTML5) o TTML (usado en plataformas de streaming como Amazon Prime Video o Disney+).
Si tu empresa produce contenido en castellano y quiere distribuirlo en mercados de habla inglesa, francesa, alemana o árabe, combinar traducción y localización de vídeos desde el principio del proyecto ahorra tiempo y evita retrabajo.
Adobe InDesign e Illustrator: diseño gráfico profesional
Los programas de Adobe Creative Cloud son el estándar en la industria editorial y del diseño gráfico. Si tu empresa produce catálogos, folletos, revistas o materiales de marketing impresos, es probable que trabajes con InDesign o Illustrator.
Adobe InDesign
Las extensiones habituales son .indd (documento InDesign), .idml (InDesign Markup Language, para compatibilidad con versiones anteriores) e .inx (InDesign Interchange). El formato .idml es el más recomendable para enviar a traducir porque puede abrirse con cualquier versión de InDesign y con herramientas TAO especializadas en maquetación multilingüe.
Una particularidad importante: los textos en InDesign están vinculados a cajas de texto con tamaños fijos. Cuando el texto traducido es más largo que el original (algo muy habitual al traducir del español al alemán o al francés), las cajas se desbordan y hay que reajustar el diseño. Por eso siempre se recomienda combinar la traducción con un servicio de maquetación multilingüe.
Adobe Illustrator
Las extensiones principales son .ai (documento nativo de Illustrator), .eps (Encapsulated PostScript, para imprenta), .svg (Scalable Vector Graphics, para web) y .pdf. Los archivos .ai contienen texto vectorial que se puede extraer y traducir, aunque la integración con herramientas TAO es menos directa que en InDesign. Para proyectos complejos con Illustrator, el flujo habitual pasa por exportar a .svg o por trabajar directamente en el archivo con el diseñador.
AutoCAD: DWG, DXF y la traducción de planos técnicos
Los archivos de AutoCAD son habituales en proyectos de traducción técnica e industrial: planos de maquinaria, especificaciones de ingeniería, documentación de instalaciones. El formato nativo es el .dwg (Drawing), propiedad de Autodesk.
El problema es que la mayoría de herramientas TAO no leen .dwg de forma nativa. La solución estándar es exportar a .dxf (Drawing Exchange Format), un formato abierto desarrollado por Autodesk precisamente para facilitar el intercambio entre diferentes sistemas CAD. Una vez convertido, el archivo puede procesarse con herramientas especializadas.
En proyectos de ingeniería con clientes del sector aeronáutico (Airbus Sevilla, por ejemplo), del automóvil (SEAT Martorell, Volkswagen Navarra) o de infraestructuras, la precisión terminológica en la traducción de planos puede tener implicaciones de seguridad. No es un contexto para improvisar.
Formatos web: HTML, PHP, XML, JSON y XLIFF
La traducción de sitios web implica trabajar con varios tipos de archivo según la arquitectura del proyecto. El flujo más habitual en 2026 consiste en exportar el contenido textual a formato XLIFF, traducirlo en una herramienta TAO y reimportarlo al CMS o plataforma de origen.
WordPress, el CMS más usado del mundo, gestiona este proceso a través de plugins como WPML o Polylang. La traducción de sitios WordPress con WPML permite exportar el contenido en .xliff, traducirlo de forma profesional y reimportarlo sin alterar el diseño ni la estructura de la web.
Formatos web más habituales
| Formato | Descripción |
|---|---|
| HTML (HyperText Markup Language) | Estructura base de las páginas web. Los textos traducibles están entre etiquetas HTML; las herramientas TAO los extraen respetando el código circundante. |
| PHP (Hypertext Preprocessor) | Lenguaje de servidor usado en WordPress, Drupal y muchos CMS. Las cadenas de texto traducibles se extraen con herramientas específicas o mediante archivos .po/.mo (Gettext). |
| XML (Extensible Markup Language) | Formato de intercambio estructurado de datos. Compatible con prácticamente todas las herramientas TAO del mercado. |
| JSON (JavaScript Object Notation) | Estándar de facto para apps web modernas (React, Vue, Angular) y APIs. Los archivos .json con cadenas de texto son cada vez más habituales en proyectos de localización de plataformas SaaS. |
| XLIFF (XML Localization Interchange File Format) | El formato de intercambio estándar para proyectos de localización web. Permite separar el contenido traducible del código y trabajar con cualquier herramienta TAO profesional. |
| ASP / JSP | Tecnologías de servidor más antiguas, todavía presentes en sistemas corporativos legacy. La extracción de cadenas para traducción requiere preparación manual o scripts específicos. |
Canva y Genially: exportación a XLIFF para contenido de diseño
Canva y Genially son plataformas de diseño online muy extendidas en equipos de marketing, comunicación y formación. Ambas permiten exportar el contenido textual de los diseños en formato XLIFF para su traducción en herramientas TAO como SDL Trados Studio o memoQ.
Canva
Para exportar un diseño de Canva a XLIFF: abre el diseño, ve a «Archivo», selecciona «Exportar» y elige el formato XLIFF. El archivo generado contiene los textos del diseño (títulos, párrafos, etiquetas) pero no las imágenes ni los elementos gráficos, que habrá que insertar manualmente en la versión traducida.
Una vez traducido el XLIFF en la herramienta TAO, se importa de nuevo en Canva para actualizar el diseño con el texto en el idioma de destino.
Genially
El proceso en Genially es idéntico: «Archivo» > «Exportar» > seleccionar XLIFF. Al igual que en Canva, el archivo exportado contiene únicamente el contenido textual. Los elementos interactivos, animaciones e imágenes no se incluyen en el XLIFF y requieren ajuste manual tras la importación.
Aplicaciones móviles: formatos de localización por plataforma
La traducción de aplicaciones móviles es uno de los ámbitos con más variedad de formatos. Cada plataforma y cada framework de desarrollo genera sus propios archivos de localización. Conocer cuál corresponde a tu app antes de solicitar presupuesto ahorra malentendidos.
Lenguajes de programación y sus formatos de localización
- Dart (Flutter, Google): usa archivos .arb (Application Resource Bundle) para gestionar las cadenas de texto traducibles. Flutter es uno de los frameworks de desarrollo multiplataforma de mayor crecimiento en 2026.
- JavaScript (React Native, Meta): trabaja con archivos .json para la localización. Permite desarrollar apps para Android e iOS con un único código base.
- Kotlin y Java (Android): usan archivos .xml de recursos (res/values/strings.xml) para almacenar las cadenas traducibles.
- Swift y Objective-C (iOS, Apple): usan archivos .strings y .stringsdict para la localización en el ecosistema Apple.
- C# (Xamarin / .NET MAUI, Microsoft): usa archivos .resx (Resource XML) para gestionar textos multilingües en apps multiplataforma.
- Python (Kivy, BeeWare): trabaja con archivos .po/.mo del sistema Gettext o con .yaml según el framework.
- Rust: en aplicaciones móviles con Rust, la localización se gestiona habitualmente con archivos .ftl (Fluent, de Mozilla) o con .json.
Tabla de formatos de localización para apps móviles
| Formato / Extensión | Plataforma / Framework | Descripción |
|---|---|---|
| .xml (Android XML) | Android (Kotlin, Java) | Archivo de recursos principal para la localización en Android. Las cadenas se definen en res/values/strings.xml y se duplican por idioma en carpetas específicas. |
| .strings / .stringsdict | iOS / macOS (Swift, Objective-C) | Formato nativo de localización en el ecosistema Apple. .stringsdict gestiona plurales y formas variables del texto. |
| .arb (Application Resource Bundle) | Flutter (Dart, Google) | Formato JSON estructurado específico de Flutter para gestionar cadenas de texto y metadatos de traducción. |
| .json | React Native (Meta), apps multiplataforma | Formato universal para almacenar textos traducibles. Compatible con la mayoría de herramientas de localización y plataformas TMS (Translation Management Systems). |
| .resx (Resource XML) | .NET MAUI / Xamarin (Microsoft) | Formato XML de Microsoft para la gestión de recursos multilingües en aplicaciones .NET. |
| .po / .mo (Gettext) | Software libre, Python, Django | Sistema de localización estándar en proyectos de código abierto. .po es el archivo editable para traductores; .mo es la versión compilada que usa la aplicación. |
| .yaml / .yml | Flutter, Django, Ruby on Rails | Formato de configuración legible y flexible. Habitual en frameworks web y en proyectos Flutter que prefieren YAML sobre ARB. |
| .xliff | Multiplataforma (estándar OASIS) | Formato de intercambio estándar compatible con SDL Trados Studio, memoQ, Phrase y otras herramientas TMS. Permite separar el contenido del código y trabajar con cualquier herramienta TAO profesional. |
| .plist (Property List) | iOS / macOS | Formato Apple para almacenar datos estructurados y cadenas traducibles. Se usa en combinación con .strings en proyectos Objective-C más antiguos. |
| .ftl (Fluent) | Proyectos Mozilla, Rust | Sistema de localización desarrollado por Mozilla con soporte nativo para plurales, géneros gramaticales y variantes contextuales. Gana terreno en proyectos que necesitan localización avanzada. |
Una vez completada la traducción, hay que reimportar el archivo localizado en el proyecto de desarrollo para actualizar el contenido en cada idioma. Cada plataforma y cada framework tiene su propio procedimiento de importación: si no tienes claro cómo hacerlo en tu caso concreto, BeTranslated puede coordinarse directamente con tu equipo técnico.
¿Cuál es el mejor formato para traducir?
Depende del contexto, pero hay algunas reglas que se aplican casi siempre.
Envía siempre el archivo fuente editable, nunca el PDF si puedes evitarlo. Un .docx, un .idml o un .xliff permiten trabajar con herramientas TAO, reutilizar memorias de traducción y garantizar coherencia terminológica. Un PDF escaneado obliga a pasar por OCR, con el coste y el tiempo adicional que eso implica.
Si tienes proyectos recurrentes (informes trimestrales, fichas de producto actualizadas regularmente, documentación técnica de maquinaria), plantéate trabajar con una memoria de traducción en formato TMX. Los segmentos ya traducidos no se cobran de nuevo, y la coherencia del texto mejora con cada proyecto.
Para webs y apps, el estándar es XLIFF. Cualquier plataforma mínimamente seria (WordPress con WPML, Phrase, Lokalise, Crowdin) puede exportar e importar en este formato. Si tu proveedor no lo maneja, trabaja con procesos manuales, lo que aumenta el riesgo de errores.
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