Escapa de la trampa del coordinador: construye sistemas que funcionen sin ti

Si lideras un equipo de contenido, seguramente no empieces el día con la planificación y el desarrollo de la estrategia de contenido. Más bien empezarás con cincuenta correos por leer, mensajes en Slack y tres hojas de cálculo diferentes que acaban de ser actualizadas.

Ya te habrán dado las dos de la tarde cuando hayas acabado con estas tareas y ya habrás gastado el 80 % de tu capacidad cognitiva moviendo manualmente archivos entre los escritores, los editores y las otras partes interesadas.

Y solo te queda el 20 % para gastar liderar la estrategia de alto nivel para la que te contrataron. Esta es la trampa del coordinador; es una de las principales causas de burnout en la industria creativa.

Para sobrevivir, tienes que dejar de ser el intermediario. Debes crear una infraestructura que automatice el flujo de trabajo. Y así es como puedes recuperar tu tiempo.

1. Por qué el trabajo manual mata la calidad del contenido

La trampa del coordinador es un ciclo vicioso. La coordinación manual puede parecer la mejor solución para un equipo pequeño. Le mandas un recordatorio al escritor y le envías un archivo al diseñador, en lo que inviertes tan solo treinta segundos. Pero, cuando tu equipo va creciendo (o cuando empiezas a crear contenido multilingüe), esas tareas de treinta segundos se acumulan.

Cuando te pasas el día gestionando archivos, pasan dos cosas:

Pierdes de vista el propósito. Estás tan centrado en tener un artículo para el blog listo para el jueves que ni siquiera te percatas de que el tema en cuestión ya no se alinea con los objetivos de la empresa.
Te conviertes más bien en un obstáculo y, como el sistema solo está dentro de tu cabeza, si te vas de vacaciones, el flujo de trabajo se estanca.

Trabajar más, más rápido o más horas no es la solución. Necesitas automatizar los procesos.

2. Automatiza las tareas administrativas

La diferencia entre un jefe al límite de sus capacidades y un gran líder suele ser, simplemente, las herramientas que este decida utilizar. La gestión de proyectos complejos no puede llevarse a cabo en aislamiento. Al llevar a cabo proyectos con clientes internacionales, tareas como exportar textos, enviar los mismos por correo a los traductores y después volver a subirlos a tu CMS nos consumen demasiado tiempo.

La eficacia de los equipos de excelencia radica, en gran medida, en el empleo de una infraestructura especializada orientada a la automatización de estas transiciones (por ejemplo, sistemas de gestión de traducciones para contenidos globales o CMS para publicar en multiplataforma).

La importancia de contar con herramientas especializadas

Una herramienta de propósito general como una hoja de cálculo de Google (Google Sheet) constituye, en esencia, un lienzo en blanco; sin embargo, también nos tiende una trampa, pues hay que actualizarla de forma manual. Un sistema especializado, en cambio, opera mediante activadores automatizados. Cuando el escritor acaba un borrador, el sistema se lo notifica automáticamente al departamento editorial. Tras su aprobación por parte del equipo editorial, el contenido pasa directamente a la cola de traducción o al entorno de pruebas.

Elimina al coordinador humano de estas transiciones para reducir a cero el riesgo de perder archivos. Tienes que dejar de gestionar tareas y empezar a administrar resultados.

3. Adopta un modelo de gestión por estados

El método de gestión basado en la bandeja de entrada (responder a lo que aparece en primer lugar en el flujo de trabajo) resulta sumamente estresante. Te quedas esperando la siguiente actualización, lo que te convierte en una figura más reactiva que proactiva. La solución a este dilema requiere la transición integral del trabajo hacia un sistema articulado en torno a estados definidos.

Cada elemento debe tener su sitio en un tablero centralizado (Jira, Asana, ClickUp o Monday). No olvides la regla de oro: «Si no está en el tablero, no existe».

El flujo de trabajo de las tareas debería parecerse a esto:

Pendientes: ideas previamente evaluadas y aprobadas pero que aún no se han asignado.
En fase inicial: trabajo en proceso de definición, por lo que todavía no se puede empezar con la parte creativa.
Borradores: el autor trabaja de manera activa.
En revisión interna: el editor revisa el estilo y el registro.
En revisión especializada: los expertos en materia legal, de producto o el tema en concreto llevan a cabo su evaluación.
Listo para publicar: el contenido está 100 % aprobado y formateado.

Si alguien te pide hacer algo de manera inmediata a través de Slack, tu respuesta debería ser siempre la misma plantilla: «Seguramente pierda este mensaje de vista si solo lo tengo en Slack, ¿puedes crearlo como tarea?». Es cuestión de disciplina. Además, esta estrategia protege los márgenes operativos del equipo y ayuda al cuidado de tu salud mental.

4. Establece protocolos de comunicación

La productividad de contenido muere lentamente a manos de las reuniones de sincronización de quince minutos. Para un escritor o diseñador, una reunión a las once de la mañana no es solo una reunión de quince minutos: interrumpe su concentración, lo que les hace perder la hora anterior y la posterior a la reunión.

Para gestionar un equipo sin perder la cabeza, tienes que definir unas reglas claras para ofrecer feedback.

Haz comentarios insertados en texto

Si organizas una llamada de Zoom solo para revisar la edición de un documento, estás duplicando el trabajo. ¿Qué puedes hacer en lugar de eso?

El feedback debe plasmarse directamente en el contenido (Google Docs, anotaciones en Figma o hilos en la herramienta de gestión de proyectos).
Están prohibidos los comentarios como: «Haz que esto destaque más» o «Esto no me gusta». El feedback tiene que ser práctico: «Aquí el tono es demasiado formal, usa más contracciones para que se acerque a nuestro estilo».

De esta forma, establecemos un registro. Cuando un redactor de contenidos retome el borrador tres días después, no necesita recordar lo que se dijo en la reunión.

5. Define qué significa que una tarea esté «terminada»

Gran parte del agotamiento que sufren los jefes se debe al efecto ping-pong, es decir, mandar el contenido de aquí para allá debido a errores pequeños que se podrían haber evitado. «Te has olvidado el título SEO», «¿Y la imagen destacada dónde está?», «Este enlace no funciona».

Esto pasa porque tu equipo tiene diferentes definiciones de lo que es tener algo «terminado». Esto se soluciona creando una estricta lista de verificación de criterios de finalización (Definition of Done o DoD) para cada tipo de contenido.

Ejemplo: criterios de finalización de un artículo blog

No se puede mover una entrada de blog al apartado de «revisión» hasta que:

Metadatos SEO: el meta título y la meta descripción estén completos.
Visuales: todas las imágenes tengan su texto alternativo descriptivo y carga rápida web.
Conexión: todos los enlaces internos y externos se hayan verificado manualmente.
Formato: las etiquetas H1, H2 y H3 estén aplicadas correctamente.

Antes de que el archivo te llegue, y una vez los criterios estén claros y documentados, tiene lugar el control de calidad. Tu trabajo pasa de «corregir erratas» a «evaluar la fuerza del argumento».

6. Protege el tiempo de alta concentración del jefe

La mayoría de los gestores de contenidos conciben su función como si fueran un servicio de atención al usuario: su razón de ser es estar a la completa disposición del resto del equipo. Craso error. Para liderar estratégicamente, necesitas tener tus horas de alta concentración.

Reserva tiempo para pensar en la estrategia

Dedica noventa minutos cada mañana (antes de abrir Slack o el correo) para centrarte en temas importantes:

Revisa los análisis del rendimiento del contenido.
Adapta el plan de trabajo del contenido en función de las próximas publicaciones.
Audita contenido antiguo para ver qué se puede actualizar.

La cultura del ritmo sosegado

Normaliza que no hay por qué responder todo al momento. Si algo es urgente, te llamarán. Si te contactan mediante Slack, puede esperar noventa minutos. Cuando predicas con el ejemplo, el equipo se siente con la confianza de hacer lo mismo. Eso ayuda a reducir la rotación y ofrece suficiente tiempo para el flujo creativo.

Conclusión

Ser un buen gestor de contenidos no tiene por qué implicar trabajar más horas. Solo necesitas crear un sistema que funcione sin que tengas que intervenir constantemente.

Cuando dejes atrás el papel de coordinador operativo y dirijas los recursos hacia la automatización de infraestructura, la adopción de flujos mediante el uso de estados y la adopción de protocolos de feedback, la diferencia será palpable. Y tal vez, por fin, podrás destinar energía mental a la única pregunta que es realmente crucial: «¿cómo creamos contenido que pueda redefinir nuestro sector?»

Gestiona el sistema y deja que el sistema gestione al equipo.